Não há conhecimento em uma organização se não houver práticas estabelecidas que priorizem a qualidade de dados em um sistema de informação

O texto é baseado em minha experiência profissional e estou compartilhando para sensibilizar as organizações sobre o cenário documental/informacional no qual elas se encontram.

Vamos começar identificando o grau de maturidade de sua organização respondendo a algumas questões essenciais:

a) Você demora para encontrar um arquivo que você mesmo salvou?;
b) Sua equipe salva seus documentos em seu computador pessoal?;
c) Sua equipe tem uma rede corporativa, mas não tem padrão nas pastas compartilhadas?;
d) Você precisa ver a data do documento para ter certeza da última versão ou não encontra, pois nomeou o arquivo de forma diferente?;
e) Você busca, busca, busca e não encontra o documento?;
f) Você cria documentos de forma colaborativa, mas envia as versões por email?; g) Existe algum controle de permissionamento ou auditoria relacionada à segurança e acesso da informação?.

Se você respondeu SIM para pelo menos uma das perguntas já é motivo para ler as dicas.

Vamos lá? Muita calma nessa hora.

Alguns passos são essenciais para mudar esse cenário:

1) Para iniciar um controle organizacional você precisa ter minimamente uma rede corporativa ou utilizar um organizador virtual de documentos como o Dropbox ou Google Drive, por exemplo. Saia urgentemente do modelo “cada um por si”. Evite o uso do drive “C” para uso corporativo e estabeleça regras para uso de uma rede compartilhada;

2) Defina uma Taxonomia, estrutura hierárquica padronizada, com nome de pastas que sejam lógicas para todos que forem utilizar. Essa é uma tarefa crítica, pois é preciso nomear as pastas com a preocupação e visão hierárquica dos temas organizacionais e a carga semântica atribuída aos nomes de diretórios/pastas/arquivos deve remeter o usuário para a lógica organizacional; Evite nomes como: diversos, documentos, seunome. Nada de nomes vazios e genéricos.

3) Crie regras para nomear documentos e políticas para que todos possam ler e implantar. Ficará muito mais fácil de identificar e localizar um arquivo.  Procure incluir na estrutura do nome (sintaxe), cliente/projeto/data/assunto/versão;

4) Se você ainda não tem um sistema de gestão eletrônica de documentos (tipo um GED ou ECM), os 3 primeiros passos tirarão você do caos, mas a implantação de uma solução documental/informacional com conceitos embutidos em suas funcionalidades, farão você dar um salto qualitativo de produtividade;

A  ferramenta de busca, a possibilidade de cruzamento de dados e a maneira como você visualiza os resultados, são aspectos críticos para promover o ciclo virtuoso de conhecimento organizacional.

Comece pensando em dados (internos e externos) com qualidade; pesquise formatos-padrão de metadados conforme o tipo de informação de sua organização (pode ser que já exista um padrão na formatação de dados) e cuide da qualidade da informação no input de dados e no output em forma de relatórios e busca (aspecto crítico!).

Ao lidar com todos os aspectos relacionados nos itens acima, você estará se preparando para ter uma governança sobre a informação organizacional.

Por onde começar, mesmo? Comece por aqueles documentos e/ou informações críticas da organização. Liste as informações estratégicas, sigilosas, vulneráveis e você terá um roadmap para começar a pensar em um projeto de gestão de informação.

Dúvidas, perguntas, sugestões, críticas? Comente!!
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por Renate Landshoff, no LinkedIn