A maioria de nós aproveita períodos de recesso e férias para dar uma leve organizada na papelada, documentos e arquivos em geral. Ninguém gosta dessa tarefa, pois no final de algumas horas sempre dá a impressão que não adiantou nada e continuamos não achando quando precisamos, não é mesmo? Se, em geral, somos assim em casa, que dirá os documentos na empresa?

Legado não é largado. Que tal abraçar essa causa e arregaçar as mangas? Convivemos com um passado híbrido: papel e digital e um presente um pouco mais digital, mas muito em papel ainda por conta principalmente de processos que se mantêm burocráticos e insegurança nas políticas de armazenamento e eliminação de documentos digitais. Melhor guardar TUDO! Vai que……

Com o desenvolvimento tecnológico, a memória deixou de ser o problema financeiro. Vamos acumulando bits e bytes e agregando a memória ou substituindo as máquinas. Mas, e esse legado que vai ficando para trás? Você se preocupa em migrar também ou ele vai sendo armazenado em mídias da época e vai sendo esquecido em alguma gaveta na área de TI/Informática ? Já vi situações onde o sócio levava o HD todo o dia para a casa e outras onde o cofre com backup ficava na própria sede da empresa. Será que não falta governança de informação, políticas e procedimentos em relação ao estoque informacional?

Isso não é um problema para você? OK, espaço, digital e virtual realmente não são caros. Afinal, para que existem as nuvens? Caro é o tempo que você perde procurando, a baixa produtividade, o retrabalho, o risco de multas, a perda da memória organizacional e a impossibilidade de trabalhar com a inteligência organizacional, pois a informação não está estruturada. 

E aí? Como lidar com esse legado? É lixo físico nas gavetas  e lixo digital em toda pasta eletrônica que você abre . É memória? É lixo mesmo? Preciso guardar por quanto tempo? Essa última pergunta é a que faz você decidir não jogar nada fora, não é mesmo? Provavelmente seu critério é o tempo. Vamos eliminar os emails de 5 anos para trás! Ou: Vamos guardar os documentos físicos em uma empresa de guarda-volume que irá digitalizá-los e nos enviar por email quando precisarmos (se eles encontrarem!).

Não gosto de filme de terror, mas muitas empresas pagam multas altas por não localizar documentos ou comprovantes de alguma operação que deveria ter sido muito bem guardada por 20 anos ou mais, dependendo da legislação.

Bom, finalizando,preciso lhe dizer que  o legado, tanto físico quanto digital merecem todo o nosso carinho e atenção.  Comece fazendo um levantamento de quantas mídias existem e em quais formatos eles estão, qual o tamanho de seu legado e a criticidade de documentos envolvidos.  Em qual software eles foram gerados? Talvez você se depare com um cenário complicado, mas é importante ter uma dimensão da situação para saber se você tem um problema ou uma solução.

Todo documento e informação possui um ciclo de vida e é no momento em que a curva começa a cair que é preciso ter políticas claras para sua guarda, pois nunca se sabe em qual momento a curva pode dar uma guinada e te pegar de surpresa e aí não será fácil depender de memória de pessoas ao invés de memória da organização.

Metodologias, técnicas e políticas podem ser desenvolvidas por profissionais de informação, geralmente Bibliotecários e Arquivistas. Esse é outro ponto delicado. Não recomendo atribuir esse tipo de responsabilidade a profissionais de outra área, pois existe uma ciência e uma legislação que devem ser seguidas, além de a própria empresa criar suas normas para a governança de seus dados e informação.

por Renate Landshoff, no LinkedIn